Modification des e-mails

Cette page décrit comment utiliser Edit in Outlook pour modifier et envoyer des e-mails de documents Business Central via Microsoft Outlook.

Flux de travail de base

Processus étape par étape

1. Sélection du document

1. Ouvrez un document Business Central (par ex. devis de vente, facture, commande)
2. Cliquez sur « Envoyer un e-mail » dans le ruban
3. La boîte de dialogue d'e-mail s'ouvre

2. Activer Edit in Outlook

1. Dans la boîte de dialogue d'e-mail :
   • Sélectionner les destinataires
   • Choisir un modèle d'e-mail (facultatif)
   • Cliquer sur « Modifier dans Outlook »
2. Le navigateur lance le téléchargement du fichier .eml
3. Attendez la fin du téléchargement

3. Modification dans Outlook

1. Ouvrez le fichier .eml téléchargé (double-clic)
2. Outlook s'ouvre avec un e-mail pré-rempli :
   • Document en pièce jointe PDF
   • Contenu du modèle dans le corps de l'e-mail
   • Informations sur les destinataires renseignées
3. Modifiez l'e-mail selon vos besoins :
   • Ajuster l'objet
   • Ajouter un texte personnel
   • Ajouter des pièces jointes supplémentaires
   • Ajuster la mise en forme

4. Envoi

1. Vérifiez votre e-mail
2. Cliquez sur « Envoyer » dans Outlook
3. L'e-mail est envoyé via votre compte Outlook personnel
4. L'e-mail apparaît dans votre dossier Outlook « Éléments envoyés »

Documents pris en charge

Documents de vente

Documents d'achat

Documents d'entrepôt

Interface utilisateur

Boîte de dialogue d'e-mail Business Central

Lorsque vous sélectionnez « Envoyer un e-mail », vous voyez :

Invite de téléchargement Edit in Outlook

Après avoir cliqué sur « Modifier dans Outlook » :

┌─ Téléchargement navigateur ─────────────────┐
│ ⬇ Téléchargement : DevisVente_DV001.eml    │
│                                             │
│ ✓ Téléchargement terminé                   │
│                                             │
│ [ Ouvrir avec Outlook ]  [ Afficher dossier]│
└─────────────────────────────────────────────┘

Fenêtre de rédaction Outlook

Le fichier .eml s'ouvre dans Outlook avec :

┌─ Nouveau message - Outlook ─────────────────┐
│ De : votre-email@entreprise.be              │
│ À : client@exemple.be                       │
│ Objet : Devis de vente DV001                │
│                                             │
│ ┌─────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Madame, Monsieur,                       │ │
│ │                                         │ │
│ │ Veuillez trouver ci-joint notre        │ │
│ │ devis DV001.                            │ │
│ │                                         │ │
│ │ Cordialement,                           │ │
│ │ [Votre nom]                             │ │
│ └─────────────────────────────────────────┘ │
│                                             │
│ Pièces jointes : 📎 DevisVente_DV001.pdf  │
│                                             │
│ [Envoyer] [Enreg. brouillon] [Ignorer]    │
└─────────────────────────────────────────────┘

Fonctionnalités d'édition des e-mails

Ajustements du texte

Dans Outlook, vous pouvez : - Modifier l'objet - Ajuster le corps du texte : - Ajouter une note personnelle - Modifier le texte du modèle - Ajuster la mise en forme (gras, italique, couleurs) - Ajouter des listes - Insérer des liens

Gestion des pièces jointes

• Afficher les pièces jointes existantes (document PDF)
• Ajouter des pièces jointes supplémentaires :
  • Documents additionnels
  • Images
  • Spécifications
  • Contrats
• Supprimer des pièces jointes (si nécessaire)
• Renommer des pièces jointes

Ajustement des destinataires

• Développer le champ À avec des destinataires supplémentaires
• Ajouter des destinataires en Cc
• Cci pour les copies masquées
• Valider les adresses via le carnet d'adresses Outlook

Signature et mise en forme

• Signature personnelle ajoutée automatiquement
• Image de marque de l'entreprise conservée depuis le modèle
• Mise en forme HTML entièrement disponible
• Édition de texte enrichi avec l'éditeur Outlook

Fonctionnalités avancées

Personnalisation du modèle

Personnaliser les modèles selon la situation :

<!-- Avant l'envoi -->
<p>Madame, Monsieur %CUSTOMER_NAME%,</p>
<p>Veuillez trouver ci-joint %DOCUMENT_TYPE% %DOCUMENT_NO%.</p>

<!-- Après modification dans Outlook -->
<p>Monsieur Lecomte,</p>
<p>Suite à notre conversation d'aujourd'hui, veuillez trouver ci-joint
notre devis de vente révisé DV001 avec les tarifs mis à jour.</p>

Édition d'e-mails en masse

Pour plusieurs documents :

1. Utiliser Edit in Outlook pour le premier document
2. Enregistrer comme modèle dans Outlook
3. Appliquer le modèle aux documents suivants
4. Personnaliser chaque message

Voir aussi : Versions prises en charge | Limitations