E-mails bewerken

Op deze pagina wordt beschreven hoe u Edit in Outlook gebruikt om e-mails van Business Central-documenten te bewerken en te verzenden via Microsoft Outlook.

Basiswerkstroom

Stap-voor-stap-proces

1. Documentkeuze

1. Open een Business Central-document (bijv. verkoopofferte, factuur, order)
2. Klik op "E-mail verzenden" in het lint
3. Het e-maildialoogvenster wordt geopend

2. Edit in Outlook activeren

1. In het e-maildialoogvenster:
   • Selecteer ontvangers
   • Kies een e-mailsjabloon (optioneel)
   • Klik op "Bewerken in Outlook"
2. De browser start de download van het .eml-bestand
3. Wacht tot de download is voltooid

3. Bewerken in Outlook

1. Open het gedownloade .eml-bestand (dubbelklik)
2. Outlook opent met een vooraf ingevulde e-mail:
   • Document als PDF-bijlage
   • Sjablooninhoud in de berichttekst
   • Ontvangersgegevens ingevuld
3. Bewerk de e-mail naar wens:
   • Onderwerpregel aanpassen
   • Persoonlijke tekst toevoegen
   • Extra bijlagen toevoegen
   • Opmaak aanpassen

4. Verzenden

1. Controleer uw e-mail
2. Klik op "Verzenden" in Outlook
3. De e-mail wordt verzonden via uw persoonlijke Outlook-account
4. De e-mail verschijnt in uw Outlook-map "Verzonden items"

Ondersteunde documenten

Verkoopdocumenten

Inkoopdocumenten

Magazijndocumenten

Gebruikersinterface

Business Central-e-maildialoogvenster

Wanneer u "E-mail verzenden" selecteert, ziet u:

Downloadprompt voor Edit in Outlook

Na het klikken op "Bewerken in Outlook":

┌─ Browserdownload ───────────────────────────┐
│ ⬇ Downloaden: Verkoopofferte_VO001.eml     │
│                                             │
│ ✓ Download voltooid                         │
│                                             │
│ [ Openen met Outlook ]  [ Weergeven in map ]│
└─────────────────────────────────────────────┘

Outlook-opstelvenster

Het .eml-bestand opent in Outlook met:

┌─ Nieuw bericht - Outlook ───────────────────┐
│ Van: uw-e-mail@bedrijf.nl                   │
│ Aan: klant@voorbeeld.nl                     │
│ Onderwerp: Verkoopofferte VO001             │
│                                             │
│ ┌─────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Geachte klant,                          │ │
│ │                                         │ │
│ │ Bijgaand ontvangt u onze offerte VO001. │ │
│ │                                         │ │
│ │ Met vriendelijke groet,                 │ │
│ │ [Uw naam]                               │ │
│ └─────────────────────────────────────────┘ │
│                                             │
│ Bijlagen: 📎 Verkoopofferte_VO001.pdf     │
│                                             │
│ [Verzenden] [Concept opslaan] [Verwijderen] │
└─────────────────────────────────────────────┘

E-mailbewerkingsfuncties

Tekstwijzigingen

In Outlook kunt u: - Onderwerpregel wijzigen - Berichttekst aanpassen: - Persoonlijke noot toevoegen - Sjabloontekst aanpassen - Opmaak aanpassen (vet, cursief, kleuren) - Lijsten toevoegen - Koppelingen invoegen

Bijlagebeheer

• Bestaande bijlagen bekijken (PDF-document)
• Extra bijlagen toevoegen:
  • Aanvullende documenten
  • Afbeeldingen
  • Specificaties
  • Contracten
• Bijlagen verwijderen (indien nodig)
• Bijlagen hernoemen

Ontvangers aanpassen

• Veld Aan uitbreiden met extra ontvangers
• CC-ontvangers toevoegen
• BCC voor verborgen kopieën
• Adressen valideren via het Outlook-adresboek

Handtekening en opmaak

• Persoonlijke handtekening wordt automatisch toegevoegd
• Bedrijfshuisstijl behouden uit sjabloon
• HTML-opmaak volledig beschikbaar
• Tekst met opmaak bewerken via de Outlook-editor

Geavanceerde functies

Sjabloonpersonalisatie

Pas sjablonen aan per situatie:

<!-- Voor verzending -->
<p>Geachte %CUSTOMER_NAME%,</p>
<p>Bijgaand ontvangt u %DOCUMENT_TYPE% %DOCUMENT_NO%.</p>

<!-- Na bewerking in Outlook -->
<p>Geachte Jan Jansen,</p>
<p>Naar aanleiding van ons gesprek van vandaag ontvangt u bijgaand
onze herziene verkoopofferte VO001 met de bijgewerkte prijzen.</p>

Bulk-e-mails bewerken

Voor meerdere documenten:

1. Gebruik Edit in Outlook voor het eerste document
2. Sla op als sjabloon in Outlook
3. Pas het sjabloon toe op volgende documenten
4. Personaliseer elk bericht

Zie ook: Ondersteunde versies | Beperkingen