Dossiers beheren

Dossierbeheer is de kernfunctionaliteit van Dynamics Dossier. In deze handleiding leest u hoe u dossiers aanmaakt, beheert en bijhoudt in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Wat is een dossier?

Een dossier is een centrale container die alle gerelateerde informatie voor een specifieke persoon, zaak of project groepeert. Elk dossier bevat:

• Basisinformatie: Contactgegevens, datums, status
• Documenten: Bestanden, bijlagen, correspondentie
• Activiteiten: Afspraken, taken, interacties
• Voortgangsregistratie: Statusupdates, mijlpalen
• Workflowgeschiedenis: Geautomatiseerde processtappen
• Opmerkingen en notities: Aanvullende context en observaties

Toegang tot dossierbeheer

Dossiers opzoeken

1. Gebruik de zoekfunctie (🔍) in Business Central
2. Typ "Dossiers" of "Dossierlijst"
3. Selecteer "QTEAM Dossierlijst" om alle dossiers te bekijken

Navigatiemogelijkheden

• Rolcentrum: Dossiertegels tonen snelle statistieken
• Activiteiten: Directe toegang vanuit contactkaarten
• Zoeken: Specifieke dossiers opzoeken op nummer of contact
• Filters: Gebruik ingebouwde filters voor snelle toegang

Een nieuw dossier aanmaken

Methode 1: Vanuit de dossierlijst

1. Open "QTEAM Dossierlijst"
2. Klik op "Nieuw" in het lint
3. De nieuwe dossierkaart opent automatisch

Methode 2: Vanuit de contactkaart

1. Open een Contactkaart
2. Navigeer naar Acties → Dossier → Dossier aanmaken
3. Een nieuw dossier wordt aangemaakt met het contact als primair contact

Methode 3: Snel aanmaken

1. Gebruik de sneltoets Alt+N vanuit de dossierlijst
2. Er opent een dialoogvenster voor het invoeren van basisgegevens

Dossierkaart — Kernvelden

Tabblad Algemeen

Primaire velden

• Nr.: Automatisch gegenereerd nummer (op basis van nummerreeks)
• Primair contactnr.: De hoofdpersoon waarop dit dossier betrekking heeft
• Omschrijving: Korte omschrijving van het dossier
• Dossiertypecode: Selecteer uit geconfigureerde dossiertypen
• Status: Huidige dossierstatus (Open, In behandeling, Gesloten)

Datumvelden

• Documentdatum: Officiële startdatum van het dossier
• Begindatum: Wanneer de dossieractiviteiten moeten beginnen
• Einddatum: Verwachte of werkelijke einddatum
• Datum gesloten: Automatisch ingesteld wanneer de status wijzigt naar Gesloten

Referentie-informatie

• Extern documentnr.: Verwijzing naar externe systemen
• Uw referentie: Klant- of externe referentie
• Onze referentie: Interne referentie of dossiernummer

Tabblad Details

Contactinformatie

• Primair contact: Hoofdpersoon (automatisch ingevuld)
• Primair bedrijf: Bedrijf gekoppeld aan het contact
• Afdeling: Relevante organisatie-afdeling
• Verkoper/Inkoper: Toegewezen dossierverantwoordelijke

Tip: De labels "Primair contact" en "Primair bedrijf" kunnen in uw omgeving anders worden weergegeven, afhankelijk van de terminologie die uw beheerder heeft ingesteld. In een arbodienst-context kunnen ze bijvoorbeeld verschijnen als "Werknemer" en "Werkgever". Zie Contactterminologie voor meer informatie.

Classificatie

• Prioriteit: Hoog, Normaal of Laag
• Vertrouwelijkheidsniveau: Bepaalt toegangsbeperkingen
• Categorie: Op basis van dossiertype (Verzuim, Medisch, etc.)

Dossierstatus beheren

Statusverloop

Nieuw → Open → In behandeling → Gesloten → Gearchiveerd

Statusomschrijvingen

Status wijzigen

1. Open de dossierkaart
2. Wijzig het veld Status
3. Het systeem zal automatisch:
   • Datumvelden bijwerken
   • Workflowacties activeren
   • Meldingen versturen indien geconfigureerd

Werken met dossierinhoud

Overzicht dossierinhoud

De pagina Dossierinhoud toont alle gerelateerde informatie:

1. Klik op Gerelateerd → Inhoud vanuit de dossierkaart
2. Bekijk tabbladen voor verschillende inhoudstypen:
   • Documenten: Gekoppelde bestanden
   • Interacties: Communicatiehistorie
   • Taken: Taken en afspraken
   • Opmerkingen: Notities en observaties
   • Voortgang: Statusupdates en mijlpalen

Documenten toevoegen

1. Vanuit de dossierkaart: Acties → Document toevoegen
2. Kies de documentbron:
   • Bestand uploaden: Blader en selecteer vanaf uw computer
   • Slepen en neerzetten: Sleep bestanden direct in de interface
   • Vanuit e-mail: Importeer e-mailbijlagen
   • SharePoint: Koppel cloudopgeslagen documenten
3. Vul documentgegevens in:
   • Omschrijving: Doel of titel van het document
   • Documenttype: Categorie (Medisch, Administratief, Juridisch)
   • Datum: Documentdatum of aanmaakdatum
   • Vertrouwelijk: Markeer gevoelige documenten

Interacties beheren

Registreer alle communicatie gerelateerd aan het dossier:

1. Telefoongesprekken: Inkomende en uitgaande gesprekken vastleggen
2. Vergaderingen: Vergaderdetails en uitkomsten registreren
3. E-mails: E-mailcorrespondentie koppelen
4. Brieven: Postale communicatie bijhouden

Een interactie toevoegen

1. Vanuit Dossierinhoud → tabblad Interacties
2. Klik op Nieuw
3. Vul interactiedetails in:
   • Datum/tijd: Wanneer de interactie plaatsvond
   • Contact: Betrokken persoon
   • Type: Telefoon, Vergadering, E-mail, etc.
   • Onderwerp: Korte omschrijving
   • Details: Uitgebreide notities

Taken aanmaken

Beheer taken en afspraken binnen het dossier:

1. Vanuit Dossierinhoud → tabblad Taken
2. Klik op Nieuwe taak
3. Stel taakdetails in:
   • Omschrijving: Wat er gedaan moet worden
   • Datum: Vervaldatum of afspraakdatum
   • Tijd: Specifieke tijd indien van toepassing
   • Verkoper: Wie verantwoordelijk is
   • Contact: Betrokken persoon
   • Type: Taak of Afspraak

Workflowautomatisering

Hoe workflows werken

Bij het aanmaken of wijzigen van een dossier:

1. Automatische detectie: Het systeem identificeert van toepassing zijnde workflows
2. Workflow-initialisatie: Maakt een workflowlogboekregel aan
3. Taakgeneratie: Genereert taken op basis van workflowstappen
4. Voortgangsbewaking: Bewaakt de afronding van workflowstappen
5. Meldingen: Verstuurt automatische e-mails of waarschuwingen

Workflowvoortgang bewaken

1. Vanuit de dossierkaart: Gerelateerd → Workflowlogboek
2. Bekijk de workflowuitvoeringshistorie:
   • Afgeronde stappen: Groen vinkje
   • Huidige stap: In behandeling indicator
   • Komende stappen: Geplande toekomstige acties
   • Achterstallige items: Rood gemarkeerd voor gemiste deadlines

Zie ook:

• Verzuimbeheer
• Medische dossiers
• Configuratie